Ausgangslage
Was jeder verpasste Anruf wirklich kostet.
Das Telefon ist in vielen Unternehmen gleichzeitig der wichtigste Vertriebskanal und die größte Störquelle. Meistens aus denselben vier Gründen.
Anrufe außerhalb der Bürozeit
Wer abends anruft und niemanden erreicht, ruft in der Regel nicht am nächsten Morgen zurück, sondern beim nächsten Anbieter an.
Das Telefon reißt dein Team raus
Jede Standardfrage nach Lieferzeit oder Öffnungszeit unterbricht die eigentliche Arbeit und kostet danach zusätzlich Zeit zum Wiedereinfinden.
Warteschleifen vertreiben Kunden
In Stoßzeiten landen Anrufer in der Schleife oder auf der Mailbox. Beides hinterlässt denselben Eindruck: hier kümmert sich niemand.
Nach dem Gespräch fehlt der Kontext
Ohne Notiz weiß am nächsten Tag niemand mehr, worum es ging. Rückrufe starten bei null und wirken unprofessionell.
Was der Voice Agent kann
Ein Anruf, vollständig bearbeitet.
Der Voice Agent führt ein echtes Gespräch, greift dabei auf deine Systeme zu und hinterlässt einen sauber dokumentierten Vorgang.
Klingt wie ein Mensch, nicht wie ein Menü
- Natürliche Sprache statt Tastenmenü
- Reaktionszeit unter einer Sekunde
- Unterbrechungen werden verstanden
- Eigene Stimme, Ansprache und Begrüßung
Weiß, wovon es spricht
- Bestellstatus und Liefertermine live aus dem ERP
- Termine direkt im Kalender buchen
- Anrufer anhand Nummer oder Kundennummer erkennen
- Rückrufwunsch inklusive Anliegen anlegen
Jedes Gespräch dokumentiert
- Automatische Zusammenfassung des Anliegens
- Transkript und auf Wunsch Aufzeichnung
- Ticket oder CRM-Eintrag automatisch erzeugt
- Weiterleitung nach Priorität und Zuständigkeit
Ablauf
So gehen wir gemeinsam vor.
Szenarien festlegen
Wir klären, welche Anrufe der Agent übernehmen soll, welche direkt durchgestellt werden und was auf keinen Fall automatisiert wird.
Systeme und Nummer anbinden
Eigene Rufnummer oder Weiterleitung aus deiner bestehenden Anlage, dazu die Anbindung an ERP, CRM und Kalender.
Stimme und Leitfaden
Stimme, Begrüßung und Gesprächsleitfaden werden auf dein Unternehmen abgestimmt, inklusive klarer Übergaberegeln.
Testlauf und Livegang
Erst intern testen, dann für einen Teil der Anrufe scharfschalten und anhand echter Gespräche nachschärfen.
Was das bringt
Der Unterschied im Tagesgeschäft.
Erreichbarkeit ohne Schichtplan
Abends, am Wochenende und in Stoßzeiten nimmt der Agent ab, statt Anrufer auf die Mailbox zu schicken.
Kein Warten in der Leitung
Der Agent antwortet ohne spürbare Verzögerung und nimmt beliebig viele Gespräche gleichzeitig an.
Jedes Gespräch nachvollziehbar
Zusammenfassung, Transkript und Vorgang landen automatisch dort, wo dein Team ohnehin arbeitet.
Zusammenarbeit
Telefonie mit KI, sauber gemacht.
Ein Telefonassistent spricht im Namen deines Unternehmens. Deshalb ist bei uns transparent, dass eine KI am Apparat ist, und ein Mensch immer erreichbar.
Häufige Fragen
Was uns meistens gefragt wird.
Klingt das nicht nach Roboter?
Aktuelle Sprachmodelle klingen natürlich, reagieren auf Unterbrechungen und machen Sprechpausen. Viele Anrufer merken den Unterschied nicht. Wir weisen trotzdem zu Beginn darauf hin, dass eine KI spricht.
Was passiert, wenn der Agent nicht weiterweiß?
Dann stellt er durch oder legt einen Rückrufwunsch mit Zusammenfassung des Anliegens an. Welche Fälle grundsätzlich sofort an Menschen gehen, legst du vorher fest.
Brauche ich eine neue Telefonanlage?
Nein. In der Regel genügt eine Rufumleitung aus deiner bestehenden Anlage. Alternativ bekommt der Agent eine eigene Nummer, etwa für die Servicehotline.
Wie ist das rechtlich einzuordnen?
Wir weisen zu Gesprächsbeginn auf den KI-Einsatz hin, zeichnen nur mit Einwilligung auf und verarbeiten auf Servern in der EU. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir mit dir und gegebenenfalls deinem Datenschutzbeauftragten ab.
Welche Sprachen sind möglich?
Deutsch und Englisch sind Standard, weitere Sprachen sind möglich. Der Agent kann die Sprache im Gespräch wechseln, wenn der Anrufer sie wechselt.
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