Ausgangslage
Kopieren, einfügen, jeden Tag aufs Neue.
Die teuerste Arbeit im Unternehmen ist selten die komplizierte. Es ist die, die täglich anfällt und die niemand hinterfragt.
Daten wandern per Hand von A nach B
Aus der Mail ins ERP, aus dem ERP in die Tabelle, aus der Tabelle in den Shop. Reine Übertragungsarbeit, die niemandem Freude macht.
Jeder Fehler kostet doppelt
Ein Zahlendreher fällt erst später auf. Dann kostet die Korrektur mehr Zeit als die ursprüngliche Erfassung.
Standardsoftware passt nie ganz
Für die letzten zwanzig Prozent deines Prozesses gibt es kein Modul. Genau dort entsteht die ganze Handarbeit.
Niemand sieht, wo es klemmt
Ohne Auswertung bleibt unklar, an welcher Stelle Vorgänge liegen bleiben und wie lange sie tatsächlich brauchen.
Wie wir automatisieren
Vom Auslöser bis zum fertigen Vorgang.
Ein Workflow ist mehr als eine Verbindung zwischen zwei Tools. Er muss entscheiden können, Ausnahmen erkennen und im Fehlerfall sauber reagieren.
Jeder Prozess hat einen Startpunkt
- Eingehende Mails, Formulare und Webhooks
- Neue Bestellungen, Tickets oder Dokumente
- Zeitpläne und wiederkehrende Läufe
- Ereignisse aus ERP, CRM oder Shop
Entscheiden statt nur weiterreichen
- Dokumente lesen und Felder extrahieren
- Anfragen klassifizieren und priorisieren
- Texte und Antwortentwürfe erzeugen
- Plausibilität prüfen, Ausnahmen melden
Automatisierung, die kontrollierbar bleibt
- Protokoll über jeden einzelnen Durchlauf
- Automatische Wiederholung fehlgeschlagener Schritte
- Benachrichtigung bei Ausnahmen
- Freigaben durch Menschen, wo sie nötig sind
Ablauf
So gehen wir gemeinsam vor.
Prozess aufnehmen
Wir schauen uns den Ablauf an, wie er wirklich läuft, inklusive Sonderfälle und Workarounds, die längst niemand mehr erwähnt.
Schnittstellen prüfen
Welche Systeme lassen sich sauber anbinden, wo braucht es einen Zwischenschritt? Das klärt sich vor dem ersten Handgriff.
Bauen und im Parallelbetrieb testen
Der Workflow läuft zunächst parallel zum bisherigen Ablauf, bis die Ergebnisse zuverlässig übereinstimmen.
Scharfschalten und überwachen
Nach dem Livegang laufen Monitoring und Alarmierung mit. Du siehst jederzeit, was durchgelaufen ist und was hängt.
Was das bringt
Der Unterschied im Tagesgeschäft.
Auftragsbearbeitung
Bestellungen aus Shop, Marktplatz und Mail werden automatisch erfasst, geprüft und an das ERP übergeben.
Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen werden erkannt, ausgelesen und im richtigen System abgelegt.
Prozesse ohne Bürozeiten
Vorgänge werden auch nachts und am Wochenende abgearbeitet, statt bis zum nächsten Werktag liegen zu bleiben.
Zusammenarbeit
Automatisierung, die auch in zwei Jahren läuft.
Der Unterschied zwischen einem Bastelworkflow und einer Lösung zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern beim ersten Sonderfall.
Häufige Fragen
Was uns meistens gefragt wird.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Alles mit einer API, dazu über 9.000 vorbereitete Integrationen wie Shopify, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, DATEV-nahe Tools und gängige CRM-Systeme.
Und wenn ein System keine Schnittstelle hat?
Dann gibt es meist trotzdem einen Weg: Datei- oder Mail-basierter Austausch, Datenbankzugriff oder im Zweifel eine automatisierte Bedienung der Oberfläche. Was möglich ist, klären wir vorab und ehrlich.
Was kostet eine Automatisierung?
Das hängt von Anzahl der Schnittstellen und Sonderfälle ab. Ein klar umrissener Workflow bewegt sich meist im niedrigen vierstelligen Bereich. Nach der Erstanalyse bekommst du eine belastbare Schätzung, bevor wir anfangen.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein einzelner Workflow ist häufig in ein bis drei Wochen produktiv. Entscheidend ist weniger der Bau als die Verfügbarkeit der Schnittstellen und Testdaten.
Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?
Fehlgeschlagene Schritte werden protokolliert, nach definierten Regeln wiederholt und bei anhaltendem Fehler an eine zuständige Person gemeldet. Vorgänge verschwinden nicht stillschweigend.
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